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ワークフローの使用方法

ワークフローは、コンテンツ アイテムを発行する前に、その品質および正確さを制御できるようにします。ワークフローは、順番に行われるアクティビティのセットで構成されます。各アクティビティは、割り当て先が承認する必要があります。ワークフローがフォルダに添付された場合、ワークフローに提出されたフォルダのコンテンツ アイテムは、発行される前に、定義されたアクティビティのセットを通して、処理される必要があります。

この章では、Publisher のワークフローの概要および以下の項目について説明します。

 

ワークフローについて

ワークフローは、レビューや承認のチェックリストに似ています。ワークフローの基本的なビルディング ブロックは、ワークフロー定義で、単純にワークフローとも呼ばれますが、ワークフロー アクティビティという承認手順の順序付けられたセットの定義です。ワークフロー内の各ワークフロー アクティビティは、ユーザーまたはユーザーのグループに割り当てられます。たとえば、新しい製品ラインを発表するためのプレス リリースを送信する場合、組織は以下のような手順を実行する必要があります。

上記の場合、ワークフロー定義には、これらの各手順に対するワークフロー アクティビティを含めます。また、それらの各アクティビティに対してユーザーまたはユーザーのグループを割り当てます。コンテンツ アイテムがワークフローに提出されると、そのアイテムのことを作業アイテムと呼びます。作業アイテムがワークフロー アクティビティに提出または転送された場合、そのアクティビティに割り当てられているユーザーは、以下の 1 つを行うことができます。

ワークフロー サービスは、自動的に作業アイテムを 1 つのアクティビティから次のアクティビティに移動し、割り当て先がアイテムをレビューまたは処理する順番になると、その担当者に通知します。

ワークフローは、システム レベルで定義しますが、Publisher のフォルダにワークフローを添付することによって、そのワークフローを導入します。デフォルトで、全てのフォルダは、親フォルダのワークフロー プロパティを継承しますが、管理者またはフォルダ管理者の役割を持つユーザーは、どのフォルダ レベルでも、デフォルトを上書きして新しいワークフロー プロパティを割り当てることができます。

管理者は、以下のワークフロー設定作業を実施する必要があります。

管理者より低い役割を持つユーザーは、以下のタスクを実行することができます。

 

ワークフローの設定

この節では、以下の方法について説明します。

[ワークフローの設定] アクティビティ権限の割り当て

管理者の役割を持つユーザーは、全てのワークフロー管理機能にアクセスすることができます。管理者は、[ワークフローの設定] ポータル アクティビティ権限を他のユーザーに割り当てることによって、それらの機能を他のユーザーに委任することができます。

「「Publisher の管理」および「ワークフローの設定」ポータル アクティビティ権限の割り当て」を参照してください。

ワークフロー通知の設定

ワークフロー通知の送信には、ポータルのユーザー プロファイルに入力された電子メール アドレスが使用されます。ポータル管理者が設定したアクセス設定によって、この電子メール アドレスの更新は、管理機能またはエンド ユーザー機能のいずれかになります。

詳細については、『BEA AquaLogic Interaction 管理者用ガイド』を参照してください。

ワークフローの定義および編集

Publisher では、ワークフローは、ワークフロー アクティビティの設定および順番を制御します。管理者および「ワークフローの設定」アクティビティ権限を持つユーザーは、ワークフロー エディタを使用して、必要な数のワークフロー アクティビティを含んだワークフローをいくつでも定義することができます。定義された全てのワークフローは、Publisher のディレクトリのいかなるフォルダにも添付することができます。

注意 : すでにフォルダに添付されているワークフローを変更した場合、現在ワークフローで処理されている作業アイテムは、アイテムが最初に提出されたときのワークフローの定義に従って処理されます。ワークフローを変更した後に提出されたコンテンツ アイテムのみが、変更されたワークフローに従って処理されます。

ワークフローを定義する際は、ワークフローを添付するフォルダに割り当てられている Publisher のセキュリティを考慮する必要があります。ワークフロー アクティビティに割り当てるユーザーおよびグループがアクティビティを実行するための十分なセキュリティ アクセス権限を持っていることを確認してください。たとえば、発行を行うことが可能なワークフロー アクティビティに割り当てるユーザーは、ワークフローが添付されているすべてのフォルダに対して、(編集者以上の) 発行が許可されている役割を持つ必要があります。

 

ワークフローの作成

この節では、以下の方法について説明します。

ワークフロー エディタの起動

ワークフロー エディタを起動するには、次の手順を実行します。

  1. Publisher 管理ポートレットで、[ワークフロー管理] をクリックし、[ワークフロー管理] ページを開きます (このリンクは、管理者または「ワークフローの設定」ポータル アクティビティ権限を持つユーザーのみが使用できます)。
  2. [新規ワークフロー] をクリックし、ワークフロー エディタを起動します。

[ワークフロー管理] ページで既存の定義をコピーすることによっても、新規ワークフローを定義することができます。

  1. コピーするワークフローの横にあるチェック ボックスをオンにします。
  2. [コピー] をクリックし、ワークフロー エディタを起動します。

ワークフロー エディタの使用

ワークフローを定義し、ワークフロー アクティビティの順番を設定するには、次の手順を実行します。

 

フォルダへのワークフローの添付

ワークフローを導入するには、管理者またはフォルダ管理者の役割を持つユーザーは、Publisher のフォルダにワークフローを添付する必要があります。下位フォルダは、デフォルトでは親フォルダのワークフローを継承します。管理者またはフォルダ管理者は、この継承を上書きして、選択したワークフローを添付することができます。

Publisher のフォルダにワークフローを添付する、またはフォルダに添付されたワークフローを変更するには、次の手順を実行します。

  1. [フォルダのワークフロー プロパティ] ページにアクセスします。いくつかの方法でこのページにアクセスすることができます。
    • Publisher エクスプローラで、フォルダを右クリックし、[ワークフロー] をクリックします。
    • ポートレット設定ウィザードまたはポートレット テンプレート設定ウィザードで、[ワークフロー] ボタンをクリックします。
  2. [フォルダのワークフロー プロパティ] ページでは、以下を行うことができます。
    • フォルダに、階層内の 1 つ上のフォルダからワークフローを継承させる場合、[親フォルダからワークフロー設定を継承] チェック ボックスをオンにします。デフォルトではこれが選択されています。
    • ワークフローをトップレベルのフォルダに添付する場合、または親フォルダのワークフロー以外のワークフローを下位レベルのフォルダに添付する場合、[親フォルダからワークフロー設定を継承] チェック ボックスをオフにします。これによって、フォルダのワークフローを選択することが可能になります。
    • ワークフローが添付されていないフォルダにワークフローを追加するには、[選択] をクリックします。[ワークフローの選択] ダイアログ ボックスが開きます。
    • フォルダに添付されているワークフローを変更するには、[変更] をクリックします。[ワークフローの選択] ダイアログ ボックスが開きます。
    • フォルダからワークフローを削除するには、[削除] をクリックします。
    • ワークフローの説明およびワークフローに設定されているワークフロー アクティビティのリストを表示するには、そのワークフローの名前をクリックします。
  3. [ワークフローの選択] ダイアログ ボックスは、有効なワークフローをリストします。フォルダに添付するワークフローを選択するには、次の手順を実行します。
    • ワークフローの名前の横にあるラジオ ボタンをクリックします。
    • [OK] をクリックし、[フォルダのワークフロー プロパティ] ページに戻ります。このページには、新しいワークフローが表示されます。
      • 注意 : フォルダのセキュリティ設定が、ワークフローに含まれている割り当てと一致しない場合、警告メッセージおよびフォルダに対して適切な権限を持っていないワークフローの割り当て先のリストが [フォルダのワークフロー プロパティ] ページに表示されます。
  4. フォルダ内のコンテンツ アイテムがワークフローに提出されていない場合、そのコンテンツ アイテムを発行できるように設定することができます。そのようにするには、[ワークフロー内にないコンテンツ アイテムを発行できるようする] を選択します。このオプションをオフにした場合、フォルダのコンテンツ アイテムがワークフローに提出され、発行可能なワークフロー アクティビティに到達するまで、コンテンツ アイテムを発行することはできません。
  5. [終了] をクリックします。

 

ワークフローの処理

レビューが必要なコンテンツ アイテムを作成した場合、承認を得るためにそのコンテンツ アイテムを提出し、システムは最初のワークフロー アクティビティの割り当て先に通知します。割り当てられたコンテンツ アイテムを開いた後、そのアイテムを承認し、次のワークフロー アクティビティに提出するか、または、アイテムを拒否し、前のワークフロー アクティビティに戻すか、または、割り当てを別のユーザーに転送または委任することができます。複数のユーザーがワークフロー アクティビティに割り当てられている場合は、割り当てを要求し、別の割り当て先の作業リストから割り当てを削除した後で、承認を行うことができます。寄稿者以上の役割を持つユーザーは、いかなるワークフロー アクティビティも上書きすることができます。

ワークフロー機能では、コンテンツ アイテム エディタから直接作業アイテムを提出、承認、拒否、転送、または委任することができます。また、ワークフロー機能は、割り当ての詳細を表示し、現在のワークフローの割り当ての検索、表示、および処理、別のユーザーの割り当ての検索および表示を可能にする作業リスト ポートレットのセットを含む [ワークフロー割り当て] ページを提供します。以下のポートレットが含まれています。

Publisher 作業リスト ポートレット

ワークフロー内のコンテンツ アイテム ポートレット

最近使われたコンテンツ ポートレット

この節では、以下の方法について説明します。

ワークフローへのコンテンツ アイテムの提出

コンテンツ アイテムを作成し、レビューをする段階になった場合、コンテンツ アイテムをコンテンツ アイテム エディタから直接ワークフローに提出します。

コンテンツ アイテムをワークフローに提出するには、次の手順を実行します (寄稿者以上の役割が必要)。

  1. コンテンツ エディタで、[承認を受けるために提出] ボタンをクリックし、[承認を受けるために提出] ページにアクセスします。
  2. [承認を受けるために提出] ページのすべてのフィールドは、オプションで入力することができます。以下を行うことができます。
    • [内容] フィールドには、ワークフロー アイテムの名前を入力します。この名前は、作業リスト ポートレット、および [ワークフロー割り当て] ページで、コンテンツ アイテムの名前の上に表示されます。[内容] フィールドに名前を入力していない場合、コンテンツ アイテムの名前のみが表示されます。
    • ワークフローの割り当て先に表示する [ワークフロー コメント] を入力します。アイテムがチェックアウトされた場合、システムは、チェックインのコメントとしても、このワークフロー コメントを使用します。
    • [期日] および時間を入力します。
    • [優先順位] を入力します。
    • ワークフローの [次のアクティビティ] を表示します。
    • [次の割り当て] フィールドには、次のアクティビティの割り当て先が表示されます。グループまたは複数のユーザーがアクティビティに割り当てられている場合、[1 つ選択] をクリックして、特定の割り当て先を選択します。

      • 上記の情報を入力したかどうかに関わらず、[終了] をクリックすると、コンテンツ アイテムは、次のワークフロー アクティビティの割り当て先に提出されます。

コンテンツ アイテム エディタの [提出者] ビューを使用してワークフローにコンテンツ アイテムを提出する場合は、少々手順が異なります。エディタの右端の上には、[承認を受けるために提出] ボタンではなく [提出] ボタンが表示されます。提出者が [提出] ボタンをクリックすると、コンテンツ アイテムは、ワークフローの最初のワークフロー アクティビティに自動的に提出されます。この場合、ユーザーに、[承認を受けるために提出] ページが表示されないため、コメント、期日、または優先順位を入力することができません。提出者が提出したコンテンツのデフォルトの優先順位は、標準です。

ワークフロー アイテムの承認、拒否、転送、要求、および委任

ワークフローのアイテムが割り当てられた場合、そのアイテムを承認、拒否、要求、要求を元に戻す、転送、または委任することができます。これらは、2 つのコンポーネントから実行することが可能です。

  1. コンテンツ アイテム エディタ
  2. Publisher 作業リスト ポートレット

コンテンツ アイテム エディタからの作業アイテムの処理

コンテンツ アイテム エディタからの作業アイテムの処理については、「コンテンツ アイテム エディタの使用方法」を参照してください。

コンテンツ アイテム エディタは、以下のワークフロー ページへのアクセスを提供します。

[承認を受けるために提出] ページの詳細については、「ワークフローへのコンテンツ アイテムの提出」を参照してください。

[承認] ページ、[拒否] ページ、および [転送] ページの詳細については、「Publisher 作業リスト ポートレットからの作業アイテムの処理」を参照してください。

[ワークフロー割り当て] ページの詳細については、「ワークフローの割り当ての詳細の表示」を参照してください。

Publisher 作業リスト ポートレットからの作業アイテムの処理

Publisher 作業リスト ポートレットは、提出したワークフロー アイテム、割り当てられたワークフロー アイテム、委任したワークフロー アイテム、または完了したワークフロー アイテムといった複数の表示を提供するワークフローのインボックスのようなものです。Publisher 作業リスト ポートレットに表示されているすべてのアイテムに対して、コンテンツ アイテム エディタおよび [ワークフロー割り当て] ページにアクセスすることができます。または、ポートレットから直接作業アイテムを承認する、拒否する、要求する、要求を元に戻す、転送する、または委任することができます。

Publisher 作業リスト ポートレットの表示の選択

Publisher 作業リスト ポートレットは、[表示] ドロップダウン リストから選択することが可能な、ワークフローの割り当てに関する 4 つの表示を提供します。

  1. 現在の割り当て : 割り当てられている全ての処理中のアクティビティを表示します。以下も表示されます。
    • そのアクティビティに割り当てられている唯一の担当者であるか、または多数の割り当て先の中の 1 人であるかを示すアイコン。このアイコンをクリックすることによって、[ワークフロー割り当て] ページにアクセスすることができます。

      • 多数の割り当て先の中の 1 人である場合に、アクティビティを要求して所有権を得る方法については、「Publisher 作業リスト ポートレットからのアイテムの要求および要求の取り消し」を参照してください。

    • 前のワークフロー アクティビティの割り当て先 (開始)。このアクティビティが、ワークフロー プロセスの最初のアクティビティである場合、これはアイテムを提出したユーザーになります。
    • ワークフロー アイテムがインボックスで受信された日付 (受信日)。
    • アイテムのワークフローを完了する必要がある期日。
    • 優先順位。
  2. 委任された割り当て : 別の割り当て先に委任した処理中の全ての割り当てを表示します。以下も表示されます。
    • アクティビティが 1 つの割り当て先に委任されたのか、または多数の割り当て先があるのかを示すアイコン。このアイコンをクリックすることによって、[ワークフロー割り当て] ページにアクセスすることができます。
    • アクティビティを委任したユーザー (タスクを割り当てられた人)。
    • ワークフロー アイテムがインボックスで受信された日付 (受信日)。
    • アイテムのワークフローを完了する必要がある期日。
    • 優先順位。
  3. 完了した割り当て : 割り当てられた作業アイテムの中で、承認または拒否した全てのアイテムを表示します。以下も表示されます。
    • [ワークフロー割り当て] ページにアクセスするためのアイコン。
    • 現在のアクティビティおよび現在の割り当て先。現在のアクティビティは、[ワークフロー] の列に表示され、現在の割り当て先は、タスクを割り当てられた人の列に表示されます。
    • 完了したアクティビティの名前およびアクティビティを完了した日付。これらは、[完了したアクティビティ] に表示されます。
    • アイテムのワークフローを完了する必要がある期日。
    • 優先順位。
  4. 提出済みの割り当て : ワークフローに提出した全てのアイテムを表示します。以下も表示されます。
    • 現在のアクティビティおよび現在の割り当て先。現在のアクティビティは、[ワークフロー] の列に表示され、現在の割り当て先は、タスクを割り当てられた人の列に表示されます。
    • 提出日。
    • アイテムのワークフローを完了する必要がある期日。
    • 優先順位。

上記の全ての表示では、アイテムの名前をクリックすることによってアイテムをプレビューすることができます。また、コンテンツ アイテムのアイコンをクリックすることによってコンテンツ アイテム エディタでそのアイテムを編集することができます。期日を過ぎていて、まだ完了していない割り当ては、赤で表示されます。

Publisher 作業リスト ポートレットからのアイテムの承認

作業リスト ポートレットを使用して、作業アイテムを承認するには、次の手順を実行します。

  1. 現在の割り当ての表示、または委任された割り当ての表示の中の Publisher 作業リスト ポートレットにアクセスします。
    2. 注意 : 割り当てられたワークフローの割り当て、または委任したワークフローの割り当てを要求し、処理することができます。
  2. アクティビティの横にあるチェック ボックスをクリックすることによって、作業アイテムまたは複数の作業アイテムを承認するために選択することができます。
  3. [承認] ボタンをクリックして、[承認] ページを開きます。
    4. 注意 : アクティビティが複数のユーザーに割り当てられている場合、その割り当てを選択し、[承認] をクリックすると、黙示的にその割り当てを要求したことになります。そのアクティビティに対して唯一の割り当て先になります。
  4. 承認の説明または次のアクティビティの割り当て先へのその他のコメントを入力するには、[ワークフロー コメント] 編集ボックスに入力します。これらのコメントは、次のアクティビティの割り当て先に対する Publisher 作業リスト ポートレット、および [ワークフロー割り当て] ページに表示されます。また、それらはチェックイン コメントとしても表示されます。
  5. 承認時に、コンテンツ アイテムを発行するかしないかを選択します。このオプションは、ワークフロー アクティビティで発行が許可されている場合のみ使用できます。
  6. 次のアクティビティに割り当てられているユーザーが複数いる場合、[1 つ選択] をクリックして、次のアクティビティを 1 人のユーザーに割り当てることができます。
    7. 注意 : 1 人の担当者を選択するオプションは、同時に承認するために複数のアクティビティを選択している場合は、使用できません。
  7. [OK] をクリックします。アイテムが承認されたことを確認するダイアログが表示されます。このダイアログには、作業アイテムが表示されます。また、ワークフローに、他にもアクティビティがある場合は、次のアクティビティ、および次の割り当て先が表示されます。ワークフローに、他にもアクティビティがある場合、アイテムは、次のアクティビティに進み、次のアクティビティの割り当て先の Publisher 作業リストに表示されます。
    8. 注意 : Publisher 作業リスト ポートレットの完了した割り当ての表示を通して、作業アイテムの進行状況を確認することができます。
Publisher 作業リスト ポートレットからのアイテムの拒否

Publisher 作業リスト ポートレットを使用して作業アイテムを拒否するには、次の手順を実行します。

  1. 現在の割り当ての表示、または委任された割り当ての表示の中の Publisher 作業リスト ポートレットにアクセスします。
    2. 注意 : 割り当てられたワークフローの割り当て、または委任したワークフローの割り当てを要求し、処理することができます。
  2. アクティビティの横にあるチェック ボックスをクリックすることによって、作業アイテムまたは複数の作業アイテムを拒否するために選択することができます。
  3. [拒否] ボタンをクリックして、[拒否] ページを開きます。
  4. 拒否の理由、または前のアクティビティの割り当て先への説明を [ワークフロー コメント] 編集ボックスに入力します。これらのコメントは、前のアクティビティの割り当て先に対する Publisher 作業リスト ポートレット、および [ワークフロー割り当て] ページに表示されます。また、それらはチェックイン コメントとしても表示されます。
  5. [OK] をクリックします。アイテムが拒否されたことを確認するダイアログが表示されます。このダイアログは、作業アイテム、前のアクティビティ、および前の割り当て先を表示します。アイテムは、前のアクティビティに戻され、そのアクティビティの割り当て先の Publisher 作業リストに表示されます。
注意 : 前のアクティビティは、常に 1 つの割り当て先しか持たないため、拒否されたアクティビティに対して 1 つの割り当て先を選択するためのオプションはありません。
Publisher 作業リスト ポートレットからのアイテムの要求および要求の取り消し

割り当てを要求した場合、他の割り当て先の作業リストから割り当てが削除されます。Publisher 作業リスト ポートレットから割り当てを要求するには、次の手順を実行します。

  1. 現在の割り当ての表示、または委任された割り当ての表示の中の Publisher 作業リスト ポートレットにアクセスします。
    2. 注意 : 割り当てられたワークフローの割り当て、または委任したワークフローの割り当てを要求し、処理することができます。
  2. 割り当ての横にあるチェック ボックスをクリックすることによって、要求するワークフローの割り当てまたは複数の割り当てを選択することができます。
  3. [要求] ボタンをクリックします。
  4. [要求結果] ページが開き、問題なく要求することができた割り当てが表示されます。
  5. [閉じる] をクリックし、Publisher 作業リスト ポートレットに戻ります。

Publisher 作業リスト ポートレットを使用して割り当ての要求を元に戻すには、割り当てを要求するための手順に従ってください。ただし、ポートレットのツール バーの [要求] ボタンではなく [要求を元に戻す] をクリックしてください。要求を元に戻した場合、割り当ては元の状態に戻ります。

Publisher 作業リスト ポートレットからのワークフロー割り当ての転送および委任

割り当てを転送した場合、別の割り当て先に責任が割り当てられます。割り当てを委任した場合、別の割り当て先にタスクが割り当てられますが、割り当てを自分で処理する権利を保持することができます。ワークフロー アクティビティの転送および委任は、ワークフロー アクティビティに対してそれらの設定が有効である場合のみ使用できます。コンテンツ アイテムが格納されている Publisher フォルダへのアクセス権限を持つユーザーまたはグループのみに、転送または委任することができます。

Publisher 作業リスト ポートレットを使用してワークフローの割り当てを転送または委任するには、次の手順を実行します。

  1. 現在の割り当ての表示、または委任された割り当ての表示の中の Publisher 作業リスト ポートレットにアクセスします。
  2. アクティビティの横にあるチェック ボックスをクリックすることによって、転送または委任する割り当てを選択することができます。
  3. [転送] ボタンをクリックして、[転送] ページを開きます。
  4. [編集] をクリックして、[ユーザーおよびグループの選択] ダイアログ ボックスにアクセスし、割り当て先を選択します。
  5. [OK] をクリックして、[転送] ページに戻ります。
  6. アクティビティを転送ではなく委任する場合は、[委任] を選択します。
  7. [終了] をクリックします。
Publisher 作業リスト ポートレットの基本設定の設定

[作業リスト - ユーザー設定] ページで、Publisher 作業リスト ポートレットに表示するアイテムの最大数を設定することができます。

Publisher 作業リスト ポートレットの基本設定にアクセスするには、Publisher 作業リスト ポートレットの [ポートレットの基本設定の編集] アイコンをクリックします。

ワークフローの割り当ての詳細の表示

[ワークフロー割り当て] ページは、ワークフロー定義、ワークフロー アクティビティ、および作業アイテムの割り当て、そのアイテムが割り当てられた日付、期日、および優先順位、に関する情報を提供します。コンテンツ アイテム エディタにアクセスすることもできます。そこでは、ワークフロー アイテムを編集することができます。

以下から [ワークフロー割り当て] ページにアクセスすることができます。

ワークフローの上書き

フォルダ管理者以上の役割を持つユーザーは、[ワークフローの上書き] ページを使用してコンテンツ アイテムのワークフローを上書きし、ワークフローからそのアイテムを削除したり、そのアイテムを別のワークフロー アクティビティに再割り当てしたりすることもできます。

コンテンツ アイテムのワークフローを上書きするには、次の手順を実行します。

  1. Publisher エクスプローラで、ワークフローを上書きするコンテンツ アイテムを右クリックし、[ワークフロー] を選択します。[ワークフローの上書き] ページが開きます。
  2. [ワークフロー アクティビティ] リストから、アイテムを移動する先のワークフロー アクティビティを選択するか、または、[ワークフローからアイテムを削除] を選択します。
  3. [OK] をクリックします。
  4. 警告ボックスで、[OK] をクリックします。

ワークフロー内のアイテムの Publisher フォルダごとの表示

ワークフローに含まれている特定の Publisher フォルダまたはフォルダのセットの全てのアイテムを表示するには、ワークフロー内のコンテンツ アイテム ポートレットを使用します。

このポートレットでワークフロー アイテムを表示するには、まず、[ワークフロー内のコンテンツ アイテム - ユーザー設定] ページで、表示するフォルダを選択する必要があります。

ワークフロー内のコンテンツ アイテム ポートレットの設定

ワークフロー内のコンテンツ アイテム ポートレットの基本設定を設定するには、ポートレットの [基本設定の編集] アイコンをクリックし、[ワークフロー内のコンテンツ アイテム - ユーザー設定] ページにアクセスします。ユーザー設定ページでは以下を行うことができます。


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